基本案情
在A公司与B公司合同纠纷一案中，涉及7万元仓租，在合同履行过程中B公司已实际付，但在诉讼中公司反口不认，坚称该7万元是货款而非仓租，B公司虽主张该7万元是仓租，但没有诸如发票或双方确认的书面材料予以证明，唯一能提供的只有一份内部审批文件，正是因缺乏有力的证据予以证明，法院未支持B公司的诉求，认定该7万元是货款而非仓租。实务中有不少合同纠纷，因合同履行过程中不注重对履行材料的保管，造成后期收款障碍或是诉讼中无法举证，最终直接影响合同债权的实现，而使公司的利益受损。
对合同履约证据保管不当将产生什么法律风险？如何进行防范？
现代阳光律师事务所提醒
1.举证不能的法律风险。不少企业管理人认为，只要按约全面履行合同则不存在任何风险，故对合同履行过程中履约证据等相关书面文件的形成和保留予以忽视。然而法律中明确指出，当事人对合同是否履行发生争议的，由负有履行义务的当事人承担举证责任。故企业因合同履行发生纠纷，即使己方实际上确实全面依约履行合同，但是并不能对自己的主张提供有利证据的，将承担举证不能的不利后果。以上述案例为例，B公司作为义务方，尽管事实上A公司已向B公司实际履行义务，但由于其提供的内部审批文件不足以证明其实际上支付的7万元款项是仓租而非货款，导致其主张不被支持，使公司的利益受损。当然，除了对己方履约证据保管不当易引发风险外，对义务方不履行合同的证据保管不当也容易使已方处于不利地位，特别是在对方未履行或未全面履行合同义务，已方行使抗辩权或者是向法院起诉时，未举证证明对方未按约履行合同，不仅主张得不到支持，如果被认定为相关权利行使不当，还可能面临向对方承担违约责任的法律风险。
2.影响诉讼时效的判断。在合同履行过程中不注重对合同原件以及履约材料的保管，不利于诉讼时效的确定。依法律规定，可以确定履行期限的，诉讼时效期间从履行期限届满之日起计算；不能确定履行期限的，诉讼时效期间从债权人要求债务人履行义务的宽限期届满之日起计算，但债务人在债权人第一次向其主张权利之时明确表示不履行义务的，诉讼时效期间从债务人明确表示不履行义务之日起计算。故在对方不履行合同义务的情形中，又未约定合同履行期限的，若不注重对对方不履行合同的证据以及已方对对方进行催告等书面文件予以保留，一定程度上将影响对诉讼时效的认定。
3.泄露商业秘密的风险。实践中，很多合同都涉及企业的商业秘密或技术秘密，这类合同在履行过程中要予以特别管理，如果保管不善，将有可能会泄露企业的商业秘密，给企业造成难以估计的损失。
如何进行风险防范？
1.注意已方履行义务的证据保留。在合同履行过程中，不管企业作为债权人或债务人都应妥善保管履约证据。特别是作为债务人一方时，要注意妥善保管好合同的原件以及双方在合同履行过程中接洽的各种书面记录以及履行义务的凭证。如在购销合同中，购销关系中是送货单、验收单、付款凭证或收条在服务关系中，则应对每一阶段的服务工作共同检查认定。除此之外，合同履行过程中的履行证明材料最好有对方的签字或盖章，以免在发生纠纷时对方对此不予认可。同时，考虑到诉讼时效的相关规定，在合同以及相关履约证据保管年限上，应根据我国诉讼时效的相关规定予以确定，如一般合同至少2年，但些涉外合同应自履行完毕之日起保管4年以上。
2.对方履行不当的证据保留。除了要保留己方履行凭证外，对方不履行义务的材料也需保留。如对方的迟延履行、部分履行、不适当履行的证据，都是守约方行使抗辩权以及主张违约责任的有力证据。履行不当凭证包括验收不合格证明、延迟交货时的订单和送货单、扣款凭证等对方履行义务存在瑕疵的证明。这些证据最好要求对方签字确认，对方不肯签字的应收集其他的间接证据予以佐证。
3.注重电子证据的保留。涉及合同签订的电子合同以及往来的电子邮件等，应尽量长时间保存在安全的系统中，并及时进行备份。也可以将其打印出来，做到纸质版和电子版各保存一份。
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