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最近,对公司内合同审批流程进行了全流程梳理,发现并修订了其中的些许问题点,与大家分享。
通常情况下,合同的审查流程必然涉及采购部门、业务部门、财务部门、审计部门、法务部门等,如合同的文本内容未能遵循一定的编写规范要求,大概率出现合同文本反复修订、合同审批流程时间长、效率低的情况。因此应当对合同审查流程每个环节的功能机制进行必要的设定。
1、合同文本的拟制与流程发起。首先,合同文本包含商务部分和技术协议部分,通常情况下,商务部分由企业内部的公司律师、法律顾问拟制,技术协议部分由业务部门提供。当然,合同文本也可以由合同相对方提供。其次,合同文本的具体内容,应当由合同双方的业务人员确认清楚,即对合同目的、合同标的、合同主体、双方具体的权利和义务等内容,双方全部达成共识,不存在分歧。最后,合同文本拟制完成后,应当征询其他审查部门意见并据以调整。
2、业务部门的审查。业务部门应当对合同文本内容进行全面的审查,包括:
(1)合同是否有来源。即合同执行内容是否具有公司计划。
(2)合同相对方的来源。即合同相对方是否依循公司制度进行了相应的招标、评标、磋商流程,该流程是否合法、合规。
(3)合同条款的审查。商务部分、技术协议部分的内容是否经过了严格的内容审查与确认,是否存在漏项。
(4)合同风险控制措施。对合同可能存在的风险进行必要的预判与风险防范措施设定。
3、财务、审计部门的审查。主要关注焦点在于财务、税务风险的审查,例如:合同是否有预算、付款条件是否合理、价款结算期是否明确、价格条款与价格是否明确清晰、税务风险等。
4、法务部门的审查。
5、上级领导审核/审批。
6、合同签署。
7、合同存档。
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