备用金是物流企业拨付给企业内部用款单位或职工个人作为零星开支的备用款项。企业拨付的备用金,根据管理需要,可以采用一次性备用金或定额备用金制度,在“其他应收款一一备用金”明细账户中进行核算。
一、备用金的借支
1．企业各部门填制“备用金借款单”，一方面财务部门核定其零星开支便于管理,另一方面，凭此单据支给现金；
2．各部门零星备用金，一般不得超过规定数额，若遇特殊需要应由企业部门经理核准；
3．各部门零星备用金借支应将取得的正式发票定期送到财务部门备用金管理人员（出纳员）手中，冲转借支款或补充备用金。
二、备用金的保管
1．备用金收支应设置“备用金”账户，并编制“收、支日报表”送经理；
2．备用金定期根据取得的发票编制备用金支出一览表，及时反映备用金支出情况；
3．备用金账户应做到逐月结清；
4．出纳人员应妥善保管各种与备用金相关的各种票据。
备用金的管理不论采用何种办法，都应严格备用金的预借、使用和报销的手续制度。
三、备用金报销制度
备用金报销的处理依企业备用金管理制度的不同而有所区别。备用金管理制度可以分为定额备用金制度和非定额备用金制度两种。
1．所谓定额备用金是指单位对经常使用备用金的内部各部门或工作人员根据其零星开支、零星采购等的实际需要而核定一个现金数额，并保证其经常保持核定的数额。实行定额备用金制度，使用定额备用金的部门或工作人员应按核定的定额填写借款凭证，一次性领出全部定额现金，用后凭发票等有关凭证报销，出纳员将报销金额补充原定额，从而保证该部门或工作人员经常保持核定的现金定额。只有等到撤销定额备用金或调换经办人时才全部交回备用金。
实行定额备用金制度的单位，备用金领用部门支用备用金后，应根据各种费用凭证编制费用明细表，定期向财会部门报销，领回所支用的备用金。对于预支的备用金，拨付时可记入“备用金”（或“其他应收款”）科目的借方；报销和收回余款时记入该科目的贷方。除拨付、增加或减少备用金定额时通过“备用金”科目核算外，日常支用报销补足定额时，都无须通过该科目而将支用数直接记入有关成本类科目、费用类科目。
【例1】A公司维修科使用定额备用金制度，金额为1 200元。5月14日用现金购买零配件800元，其备用金只剩下400元，次日到财务科报销，会计编制付款凭证，出纳员补给现金800元，这样维修科的备用金又达到了 1 200元。会计分录是：
借：管理费用 800
贷：现金 800
如果5月14日维修科购买零配件实际支付了1 400元，由经办人员垫付现金200元，则5月15日报销时，出纳员应付给的现金就是1 400元，维修科备用金在支付给经办人员垫付款200元后又恢复到1 200元。
2．非定额备用金是指单位对非经常使用备用金的内部各部门或工作人员，根据每次业务所需备用金的数额填制借款凭证，向出纳员预借现金，使用后凭发票等原始凭证一次性到财务部门报销，多退少补，一次结清，下次再用时重新办理领借手续。报销时财务部门编制转帐凭证，其借方科目与定额备用金报销时相同，其贷方科目则为“其他应收款”科目。对于实际支出额小于预借金额的应编制现金收款凭证，收回多借的现金；对于实际支出大于预借金额的，编制现金付款凭证，补给经办人员垫付的款项。
【例2】A公司对行政科采用非定额备用金制度，行政科为购买办公用品预借备用金1 600元，预借时，财务部门根据借款凭证编制现金付款凭证，其会计分录为：
借：其他应收款——备用金（行政科） 1 600
贷：现金 1 600
行政科购买办公用品1 520元后凭发票和验收入库单到财务部门报销，交回多余现金80元，财务部门编制转帐凭证一张，其会计分录为：
借：管理费用 1 520
现金 80
贷：其他应收款——备用金（行政科） 1 600
出纳员收回多借的未用现金80元。
如果行政科实际购买办公用品1 780元，自己垫付了180元，则在报销时除按规定编制转帐凭证一张，其会计分录为：
借：管理费用 1 780
贷：其他应收款——备用金（行政科） 1 600
现金 180
出纳员付给行政科现金180元，退还行政科经办人员其垫付的现金180元。
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