01 行政管理费用预算制度
02 接待费用控制制度
03 差旅费用控制制度
04 车辆费用控制制度
05 费用报销单填列规范
一、行政管理费用预算制度
行政管理费用预算制度
第1章 总则
第1条 为严格控制公司行政管理费用开支，确保公司经营利润目标的实现，特制定本制度。
第2条 本制度所指的行政管理费用，包括办公费、修理费、租赁费、物料消耗、邮电费、物业管理费、水电费、总务费用、车辆费用、宣传费用、会务费用、书报杂志费、档案工作费用、业务招待费、差旅费、交通费、常年顾问费、工资性支出、董事会费、监事会费等，还包括除生产部、销售部之外的各部门根据其职能制定的费用预算。
第2章 编制年度行政管理费用预算
第3条 行政管理费用预算坚持以编定支，根据实际工作需求，实行总量控制。
第4条 行政部在每年年初，汇总各部门编制的年度费用预算草案，根据上年度行政管理费用开支的实际情况，结合本年度的费用预算计划、工作目标、人员配置、消费水平等因素，编制年度行政管理费用预算。
第5条 行政部将“年度行政管理费用预算”报经行政经理审核，审核通过后，提交财务部试算平衡，再报经总经理审批，批准后形成正式的年度行政管理费用预算。
第3章 年度预算执行与费用使用
第6条 行政部在财务部的配合下，编制年度分季度用款计划，报经行政经理审核，总经理审批。
第7条 行政部根据年度分季度用款计划，向财务部申请拨款。每项用款均须权限责任人审核，预算外用款须经总经理审批。
第8条 财务部根据行政部的季度用款计划和上月财务会计报表，结合行政部的业务、资金结存情况予以拨款。
第9条 行政部领取拨款后，应按照资金性质分别设立经费存款和其他存款账目，在其账目下进行用款登记。
1．经费存款账目主要用于登记预算内资金结算项目。
2．其他存款账目主要用于登记预算外资金结算项目。
第10条 行政管理费用使用部门有权经合法程序按照预算使用费用，对于必须发生的超预算费用有权提出申请，行政部对超额行政管理费用的支出有否决权，超预算费用支出必须由总经理审批后方可支出。
第11条 各单项行政管理费用原则上专款专用，不得随意超支。
第12条 行政部按季度向财务部报送行政管理费用执行情况报表，财务部对行政管理费用使用情况进行监督，当经费使用达到预算计划的80%时，由财务部发出“预警通知书”。
第13条 行政管理费用预算执行的超额和节支情况与行政部员工绩效考核挂钩，作为奖金发放的考核指标之一。
第4章 总结与改进
第14条 行政部与财务部进行对账，确保账账相符、账实相符。
第15条 行政部在年底对费用使用情况进行汇总、计算，对比预算与实际费用的差异，查找差异原因。
第16条 行政部总结费用预算执行情况，根据差异原因制定工作改进方案，形成行政管理费用年度预算执行报告，上报行政经理审核、总经理审批。
第5章 附则
第17条 本公司原有规定与本制度定相抵触时，均以本制度为准.
第18条本制度自发布之日起实施，解释权归行政部所有。
二、接待费用控制制度
接待费用控制制度
第1条 为规范本公司公关接待工作，维护与提升公司形象，特制定本制度。
第2条 本制度所指的接待是指公司对以建立、维护良好关系或重大业务谈判为目的，来访的政府机构、相关公司、客户、社会团体等的接待。
第3条 财务部根据年度经营预算核定部门接待费用总额，由接待部门分解月度支出额度。
第4条 行政部对接待对象的类型进行区分，并根据公司相关规定，按照接待对象的类型确定接待标准。
第5条 接待对象区分的依据为对方组织对本公司的影响程度及接待对象在对方组织中的地位。具体接待标准如下表所示。
业务规格和接待标准一览表
规格
来访客人和事由
接待标准
A级接待
以建立或维护公共关系为目的的重点关系公司的高级管理人员
● 陪同标准：总经理出面陪同，也可视具体情况由总经理制定专人陪同
● 会场及周边环境布置：鲜花、水果、饮料、毛巾、喷泉、灯光、扩音设备等
● 用车标准：高档礼宾车迎送
● 礼品标准：可馈赠有公司文化特色的高档纪念品
B级接待
● 以建立或维护公共关系为目的的重点关系公司的中层管理人员
● 有一定社会影响力的社会团体和个人来访
● 陪同标准：由副经理陪同
● 礼品标准：可馈赠有公司文化特色的中档纪念品
● 住宿标准：三星级标准间
C级接待
● 以学习为目的来访的社会团体、公司
● 其他临时性来访的团队或个人
● 来陪同标准：由行政部负责人陪同
● 宴请标准：由行政部负责人出面宴请，平均每人80～100元
● 礼品标准：有公司文化特色的一般纪念品
第6条 A级接待方案应提前7个工作日拟订，B级接待方案应提前4个工作日拟订，C级接待如来不及拟订的，可进行草拟或口头汇报。
第7条 陪同来访人员用餐时，如来访人员人数在10人以下，本公司作陪人员不得超过3人，如来宾人数在10人以上，每增加5人，则增加1名本公司陪同人员。
第8条 对重要来宾应设立接待卡，详细记载其爱好、兴趣等信息。
第9条 行政部根据接待对象确定接待标准后，填写接待费用申请单，申请单内容应包括接待费用额度、接待对象、接待原因、接待工作的时间、地点安排等内容，并将申请单上报行政经理审核。
第9条 行政部根据审批通过的接待费用额度和接待方案，编制接待过程各项费用项目的费用计划，加强对接待费用的控制。
第10条 接待费用项目包括餐饮费、交通费、住宿费、娱乐费、礼品赠送费、车辆使用费、鲜花、水果、饮料等购置费、笔、墨、纸张费用等。
第11条 财务部根据接待费用预支申请单，对比已审批通过的接待费用额度，暂支接待费。
第12条 接待工作结束后3个工作日内，行政部根据实际发生的接待费用支出情况填写接待费用报销单，并附上发票或其他凭证，向财务部提交，经财务经理审核后予以报销。
第13条 财务部根据年度经营预算核定接待费用总额，超额部门由部门经理承担。
第14条 如接待费用超出接待标准，超额部分由部门经理承担。
第15条本制度由行政部会同财务部制定，经总经理批准后实施。
三、差旅费用控制制度
差旅费用控制制度
第1章 总则
第1条 为规范本公司差旅费用使用标准，严格控制差旅费支出，特制定本制度。
第2条 本制度适用于对公司所有员工差旅费用的控制。
第2章 交通费用控制
第3条 行政部应根据业务的重要程度、紧急程度、出差地点、员工职级等因素为出差人员选择交通工具。
第4条 出差人员交通工具使用情况如下表所示。
出差人员交通工具分类表
出差类型
出差情况
出差工具
短途出差
单程距离在300公里以内
公务车、自用车前往
长途出差
临时性紧急出差任务
公务车
单程距离300公里以上
未配公务车的员工长途出差
长途客车、火车、客船、飞机、公务车
配有公务车或有自用车的员工长途出差
公务车、自用车
运行时间在6小时以上
火车出差在当日晚6时至次日早8时
硬卧
公司基层管理人员
公司中、高层管理人员及高级技术人员
软卧
备注
1．如无特殊情况，出差人员需乘坐飞机，来往机场的交通工具应选择机场巴士
2．如因特殊情况需乘坐出租车，员工在报销时，应提供乘车地点、时间、原因、金额等信息
第3章 住宿费用与补助费用控制
第5条 公司员工因出差情况和出差人员的差别，制订不同等级的住宿级别。
住宿级别标准
出差情况
住宿级别
出差情况
住宿级别
一般员工出差
标准间
为参加会议出差
会议组织者指定酒店
超标准住宿
事先由财务部批准
2位同性别员工
合住标准间
出差地点有公司定点酒店
定点酒店
出差地点为出差人员家庭所在地
不报销住宿费
工作日出差
只领取差旅费
休息日出差
领取差旅费、加班费
第6条 公司员工在不同地区出差，住宿补助费用补助标准如下表所示。
住宿费用补助标准
行政级别
总经理
部门经理
部门主管
高级技术人员
一般员工
一类地区
800天/元
650天/元
500天/元
350天/元
250天/元
二类地区
700天/元
500天/元
400天/元
300天/元
200天/元
三类地区
600天/元
450天/元
300天/元
200天/元
150天/元
备注
一类地区：北京、上海、天津、重庆、南京、大连、青岛、杭州、宁波、温州、福州、厦门、广州、深圳、珠海、海口、三亚
二类地区：除一类地区以外的省会及地市级城市
三类地区：除一、二类地区以外各地。
第4章 差旅费报销控制
第7条 出差人员在出差返回后3个工作日内，填写“差旅费报销单”，经部门领导签字后，上报财务部审批、总经理审核，审核通过后，予以报销。
第8条 员工出具的票据应按时间顺序粘贴在“差旅费报销单”背面。
第9条 报销票据的正规性与合法性要求如下表所示。
报销票据各项要求
票据类型
要求
车票
● 车票上有“单位盖章”或“盖章有效”字样时，须加盖出票单位印章后方可报销，印章不清晰或未加盖印章，则不予报销
● 所贴车票必须与“出旅费报销单”上所填写的起止日期、出差路线一致
● 对非同一次乘车却出现票号相连的现象，不予报销
发票
● 必须为印有“全国统一发票监制章”的正规发票，发票的户名必须填写全称
● 跨行业发票不得混用
● 发票金额填写有误的，应当由发票出具范围重新开具或进行更正，并在更正处加盖出具单位印章
收据
● 行政事业性收据可作为报销凭证
第10条 如员工超过7个工作日未进行报销，行政部催办无效的，财务部可通知人力资源部从员工本月或下月薪资中先行扣除。
第5章 附则
第11条 本规定由行政部负责制度与修订工作，其解释权归本公司所有。
第12条本规定报总经理审定后，自年月日起实施。
四、车辆费用控制制度
车辆费用控制制度
第1条 为加强本公司对车辆费用的管理，提高车辆使用效率，降低车辆使用成本，特制定本制度。
第2条 车辆费用是指公司用于公务车辆使用和保养方面的各项支出，具体包括油耗费、维修保养费、洗车费、车险费、停车费、桥路费、审验费及其他相关费用。
第3条 行政部应按照以下做好车辆费用总额控制工作。
1．用车人提出用车申请，经部门经理批准后，提交行政部，由行政部负责派车。
2．司机根据行政部的派车指示，填写“出车单”，并与用车人共同在“出车单”上签字确认。
4．行政部汇总、核定各部门车辆费用剩余额度。超过额度的，应提醒部门主管，车辆费用由部门自行承担。未超过额度的，由财务部负责复核、报销。
第4条 本公司中高层管理人员在办公常驻地的日常车辆费用标准如下所示。
本公司中、高层管理人员日常车辆费用标准一览表
所属部门
职务
费用标准
所属部门
职务
费用标准
销售部
高层管理
3 000元
销售部
中层管理
2 500元
采购部
高层管理
2 800元
采购部
中层管理
2 300元
其他部门
高层管理
2 000元
其他部门
中层管理
1 800元
第5条 为有效控制油耗费用，行政部车辆管理人员应采取以下控制措施。
1．出车前，司机至行政部领取汽油卡，行政人员根据本次出车的大概历程供应汽油卡。
2．司机在行车途中用油，司机应在发票背面注明行车起始路程，行政部根据里程表、加油时间、数量、用车记录进行复核。报销时，应首先由车辆使用人签字，提交行政部审核后，按票据报销的相关规定进行报销。
3．行政部每年对不同车辆的使用年限、车辆状况等影响油耗的因素进行检查，核定百公里油耗，司机在用车时，按照行使路程结算，节约归公，超额自负。
4．行政部定期对司机进行培训，讲解降低耗油量的有效技巧。包括平稳起步、适度热车、高档低速行使、按经济时速驾车、巧借剩余力、避免发动机空转、禁止超载行使、严禁轮胎气压偏低等。
第6条 为有效控制车辆维修费用，行政部车辆管理人员应采取以下措施措施。
1．司机一经发现车辆发生故障，应立即填写“车辆维修保养单”，上交行政部，行政部在半个工作日内，对车辆进行故障分析，确定是都需求维修、维修项目及维修费用限额。
2．行政部根据车型、维修项目，采用询价的方式确定车辆送修的厂家，填写“送修单”，上报行政经理审核。
3．由司机将车辆送至制定厂家进行维修，维修结束后，由行政部对维修车辆进行鉴定，经检验合格后，收回更换的旧部件，在维修厂家的单据上签字。
4．车辆在驾驶途中发生故障需要维修时，司机与行政主管联系后，就近进行车辆维修，并保存好票据。
5．有以下情形之一的，由司机自行承担维修费用。
（1）由于司机使用不当或疏于保养，造成车辆损坏的。
（2）未通过行政部对车辆使用情况检查的。
（3）司机因违反交通规则被交管部门罚款的。
第7条 保险费、桥路费根据司机或用车人提供的合法发票，每月汇总报销1次，行政部根据派车记录进行复核。
第8条 在车辆费用借支时，应遵循以下规定。
1．车辆因故需要借款时，由行政部主管填写“借款申请单”，报经行政经理审核后，到财务部借支报账。
2．入职满一年的司机，每年年初可于财务部领取200元的车辆费用备用金，用于紧急情况下的加邮费、维修费、停车费等日常费用的支付。
第9条本制度由行政部负责制定与解释工作，报总经办审议通过后，自颁布之日起实施。
五、费用报销单填列规范
费用报销单填列规范
第1条 为规范费用报销单的填写和票据粘贴，规范公司报销流程，特制定本制度。
第2条 填写报销单字迹工整、清晰，金额不得涂改，凡需填写大小写金额的单据，大小写金额必须相符，相关内容填写完整。
第3条 费用报销单必须用蓝、黑钢笔或签字笔书写，不可使用圆珠笔或铅笔书写。
第4条 有以下情形之一的票据财务不予报销。
1．内容填写不全，字迹不清或有明显涂改迹象的票据。
2．无财务专用章的白条票据。
3．数量、单价、金额不明确的票据。
第5条 费用报销单的具体填写说明如下。
1．在“报销部门”处填写所属部门——行政部。
2．日期如实填写报销时的日期，单据及附件填写所附单据张数。
3．“报销项目” 处填写费用支出的用途，按不同项目分列填写，在摘要里可以填写详细内容。
4．“金额”处填写实际发生金额，金额前加上人民币符号“¥”
5．“合计”处填写阿拉伯数字，“合计”此行上方有空栏的，由左下方斜向上划对角直线注销。
6．“金额大写”此处填写合计的大写金额。若报销金额为千位数时需在万字前画圈，圈内打叉，以此类推，若千位数有数值，而百位数为零，需在百位数前写零。
7．在费用报销单右下角的“报销人”处由报销人签字。
8．“原借款”与“应退（补）款”处，只有在属于冲销借款时才填写。
第6条 所附发票应真实、合法，抬头应为公司的全称，不要简写或漏字多字。
第7条 票据粘贴在粘贴单上，用胶水粘贴。票据粘贴要求平整不要遮盖左边装订线，粘贴后不能超过粘贴单的范围。票据分类粘贴并方向朝上。票据粘贴顺序和报销单封面所列的项目顺序一致。
第8条 报销市内交通费时需在车票背面写清时间、起止点、事宜。
第9条 发票由后往前贴，先贴小张发票，后贴大张发票，小张发票在下，大张发票在上。
第10条 如果发票量大，要分门别类，按规格大小粘贴。加油票、的士票、火车票、飞机票等，均应在分类后，按照先小后大的原则粘贴。
第11条 发票应按照报销粘贴单大小叠好。
第12条本细则自发布之日起实施，解释权归行政部所有。
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